Canon Business Center maakt gebruik van cookies. Meer informatie Sluiten

AVG in werking getreden

Met ingang van 25 mei 2018 is in de gehele Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) van kracht. De huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is vanaf dat moment niet meer geldig. Aan de verwerking van persoonsgegevens wordt door de AVG strenge eisen gesteld. Canon Business Center Zwolle heeft kennis genomen van deze nieuwe verordening en heeft, daar waar noodzakelijk, wijzigingen aangebracht in haar interne beheersingsmaatregelen. In dit artikel vind u meer informatie over onze grondslagen voor het verzamelen van persoonsgegevens en de organisatorische waarborgen die we hebben getroffen.
25 mei 2018

Grondslagen voor het verzamelen van persoonsgegevens (art. 6 AVG)

Canon Business Center Zwolle verzamelt op basis van onderstaande grondslagen persoonsgegevens. Tot de persoonsgegevens behoren alle gegevens die terug te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten, zullen wij daarom verwijderen.

  • Toestemming van de betrokken persoon
    • We zullen de betrokken perso(o)n(en) altijd toestemming vragen voor het verwerken van hun persoonsgegevens en het gebruiken ervan bij mailcampagnes.
  • Op basis van het nakomen van wettelijke verplichtingen
    • Voor het onderbrengen van (lease-)contracten bij een externe leasemaatschappij zijn wij gehouden aan wettelijke verplichtingen (o.a. de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme - Wwft) voor het verzamelen van persoonsgegevens. Derhalve zullen we altijd om deze reden een kopie ID-bewijs opvragen bij het overeenkomen van een contract.
  • Noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
    • Voor het nakomen van onze afspraken dienen wij bepaalde persoonsgegevens (bijv. telefoonnummer en adres) te verzamelen. Tevens controleren wij onze klantgegevens met de gegevens uit de Kamer van Koophandel. Daarom vragen wij klanten ter verificatie van de bevoegdheid én ter controle van de handtekening om een kopie ID-bewijs.
  • Op basis van een gerechtvaardigd belang
    • Om onze bedrijfsactiviteiten goed uit te kunnen voeren (bijv. de service), zijn we in sommige gevallen genoodzaakt om persoonsgegevens te verzamelen. Dit is een gerechtvaardigd belang voor het verzamelen van persoonsgegevens.
 

Om onze bedrijfsactiviteiten goed uit te kunnen voeren (bijv. de service), zijn we in sommige gevallen genoodzaakt om persoonsgegevens te verzamelen. Dit is een gerechtvaardigd belang voor het verzamelen van persoonsgegevens.

N.B. In veel gevallen verstrekken onze klanten ons meerdere telefoonnummers en emailadressen, waaronder soms ook privé (mobiele) telefoonnummers en/of privé emailadressen. Alle gegevens die we van u ontvangen zullen we opslaan en verwerken om onze service op de beste manier te kunnen verlenen. U kunt echter altijd bezwaar maken tegen het verwerken van deze persoonsgegevens. Wij zullen dan intern toetsen of dit bezwaar niet in strijd is met bovenstaande grondslagen en/of de persoonsgegevens noodzakelijk worden geacht voor onze bedrijfsvoering.

Functionaris Gegevensbescherming (art. 37 AVG)

Wanneer u wenst om inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken, of u wilt uw persoonsgegevens verwijderen, dan verzoeken wij u dit door te geven aan onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) Bart van Nunen (bart.van.nunen@cbc-zwolle.nl). Hij zal al uw persoonsgegevens per direct uit onze systemen verwijderen, voor zover deze niet in strijd zijn met bovenstaande grondslagen en/of noodzakelijk worden geacht voor de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten.

Gegevensopslag (IT beheer)

CBC Zwolle beheert haar gegevens op een eigen server. Om de continuïteit en de beveiliging van deze server te waarborgen, maken we gebruik van zogeheten periodieke back-ups en beschikken we over degelijke herstelplannen. Tevens maken we periodiek analyses van de toegang die verleend is  tot het systeem om eventuele risico’s tijdig te identificeren. Onze interne servers zijn voorzien van fysieke en logische toegangsbeveiliging.

Beveiliging van data op printers en MFP’s

De data die is opgeslagen op de interne harde schijf van de printers en MFP’s is niet toegankelijk van buitenaf. Indien de machine geretourneerd wordt aan ons, zullen we op het moment van de ontvangst van de machine in ons magazijn alle data van de interne harde schijf verwijderen. U ontvangt binnen één maand na retourname een bewijs van ons, waaruit blijkt dat de klantdata van de betreffende machine is verwijderd.

Samenwerking met derden

Daar waar wij samenwerken met leasemaatschappijen, hebben wij middels een verwerkersovereenkomst de naleving van de AVG gewaarborgd. Deze verwerkersovereenkomsten zijn door alle betrokken partijen ondertekend. CBC Zwolle deelt enkel de hoogst noodzakelijk informatie met deze externe partijen.

Procedure omtrent het melden van datalekken (art. 33 AVG)

Indien er sprake is geweest van een beveiligingsincident, waarbij er persoonsgegevens zijn verloren gegaan en/of onrechtmatig zijn verkregen, dan zullen we dit lek uiterlijk binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de direct betrokkene(n).

Heeft u vragen?

Indien u vragen heeft over de AVG of meer informatie wenst over de wijze waarop we bij Canon Business Center Zwolle hiermee omgaat, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming Bart van Nunen, via het volgende telefoonnummer: 038 – 4215900 of stuur een e-mail naar bart.van.nunen@cbc-zwolle.nl.

Aangenaam, ik ben
Dr. Doc
Mag ik u adviseren?

Iedere organisatie is uniek, wat voor de één een prima oplossing is, is voor de ander totaal niet relevant. Ik geef u graag een persoonlijk advies op maat.


Aangenaam, ik ben
Dr. Doc
Iedere organisatie is uniek, wat voor de één een prima oplossing is, is voor de ander totaal niet relevant. Ik geef u graag een persoonlijk advies op maat. Vul de vier vragen in en bekijk welke oplossingen voor uw organisatie interessant zijn.
1.

Ik ben iemand...

2.

Het belangrijkst vind ik...

3.

Wat is van toepassing op uw organisatie?

4.

Welk van onderstaande problemen herkent u?

Advies

Op basis van uw antwoorden adviseer ik één van onderstaande oplossingen. Klik op de links voor een uitgebreide beschrijving van de oplossing. U kunt natuurlijk ook direct contact opnemen met een gespecialiseerde medewerker van het Canon Business Center.

Digitale dossiervorming

Door de intrede van de iPad of andere tablets loopt het persoonlijke en zakelijke leven steeds vaker door elkaar heen. Correspondentie ontvangen we voornamelijk per e-mail. De vraag hoe u uw (bedrijfskritische) informatie opslaat is dan ook actueler dan ooit. Door middel van digitale dossiervorming kunt u op een efficiënte manier informatie opslaan die u makkelijk kunt terugvinden. Canon helpt u daar graag bij.

Lees meer

Het nieuwe werken

Het milieu wordt steeds belangrijker voor organisaties. Onnodige verspilling van papier, inkt en energie wordt steeds meer teruggedrongen. Maar ook zijn steeds meer organisaties zich bewust van de CO2 uitstoot van het woon-werk verkeer. Canon heeft veel oplossingen die gericht zijn op digitalisering van documenten, het reduceren van printkosten en het bevorderen van het nieuwe werken. Oplossingen die uw organisatie duurzamer maakt.

Lees meer

Kosten beheren

Printkosten zijn vaak niet goed inzichtelijk binnen organisaties. Echter, volgens onderzoek van Gartner bedragen deze kosten gemiddeld 3% van de jaarlijkse omzet. Dit betekent dat 3% van uw inkomsten besteed wordt aan een proces dat niet tot uw kernactiviteiten behoort. Canon heeft de expertise in huis u te helpen deze kosten effectief te beheren.

Lees meer

Veilig gebruik

Er zijn genoeg bekende verhalen over gevoelige informatie dat ongewild op straat is komen liggen. Heeft u uw documenten voldoende beveiligd? Documentbeveiliging moet onderscheid maken tussen personen binnen bedrijven en tussen verschillende bedrijven onderling. De uitgebreide print-en documentbeveiligingsmogelijkheden van Canon voldoen aan al uw beveilingsbehoeften, binnen drie kerngebieden, te weten: vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Lees meer

Alles onder controle

Goed vastgelegde werkprocessen kunnen de efficiëntie bevorderen, maar veel organisaties beschouwen werkprocessen nog als een vanzelfsprekend iets. Dit geldt vooral de dagelijkse administratieve processen, met name het vastleggen, beheren en distribueren van informatie. Hierdoor kosten deze belangrijke processen veel tijd, geld en moeite. Door slimmer om te gaan met uw document werkproces kunt u daar veel op besparen. Canon helpt u daar graag bij.

Lees meer

Mobiel printen

U vindt het belangrijk dat uw medewerkers overal kunnen werken. Het is dan wel prettig als dit ook veilig is, zonder dat documenten kwijt raken of in handen komen van niet geautoriseerde personen. Met mobiel printen van Canon kunnen medewerkers en bezoekers beveiligd printen met hun smartphone, laptop of tablet. Vanaf elke plek, zónder aangesloten te zijn op het bedrijfsnetwerk.

Lees meer

Gemakkelijk documenten vinden

Niets is vervelender dan verloren tijd aan onnodige activiteiten, zoals bijvoorbeeld het zoeken van documenten. U kunt een einde maken aan deze verspilling van tijd en energie. Is het niet fijn als niet alleen uw eigen documenten gemakkelijk te vinden zijn maar ook het materiaal dat door uw collega’s is opgeslagen of gescand? Canon levert een gemakkelijk te implementeren systeem voor het opslaan en terugvinden van informatie, op papier of digitaal.

Lees meer

Sturen op cijfers

Veel organisaties hebben alles wat met printen en kopiëren te maken heeft niet onder controle. Zij lopen achter de feiten aan. U kunt dit voor uw organisatie veranderen. Alle print- en kopieeropdrachten kunnen namelijk worden geregistreerd, samen met de bijbehorende kosten. Deze informatie kunt u gebruiken om pro-actief te sturen.

Lees meer

Controle op dossiers

U kunt de mogelijkheden voor verspreiding van documenten beperken. Bijvoorbeeld door het aantal personen dat mag scannen te beperken. Of door documenten die gekopieerd of gescand worden te controleren op specifieke woorden. Scant iemand een document met een trefwoord? Dan krijgt uw security manager een melding. Dan heeft u de controle weer.

Lees meer

Efficiënte administratie

Problemen bij het verwerken van inkomende facturen zijn bij veel organisaties vaak hetzelfde en gaan meestal gepaard met veel administratieve handelingen. Bij een digitaal factuurproces wordt de informatie op een inkomende factuur automatisch herkend door intelligente scan-en tekstherkenningstechnologie en automatisch ingeboekt in uw document archiveringssysteem of financiële applicatie. Dat is pas efficiënt!

Lees meer

In de cloud

Uw organisatie beschikt niet over IT kennis. Dan is het makkelijk om geen ingewikkelde softwarepakketten te hebben, die ook nog eens lastig zijn te implementeren. Canon beschikt ook over cloud oplossingen. Dit zijn software oplossingen die niet fysiek op uw locatie aanwezig zijn maar die u virtueel kunt gebruiken vanaf een gehoste omgeving. Voordelen: altijd beschikbaar en geen of weinig IT kennis nodig.

Lees meer

Documenten digitaliseren

U heeft van bepaalde papieren bestanden het digitale bestand niet beschikbaar. Overtypen lijkt dan de enige oplossing. Canon heeft de ideale oplossing voor u. Met de software van Canon kunt u uw documenten inscannen en omzetten naar Microsoft Word, Excel of Outlook.

Lees meer

Mijn printerpark beheren

Wij hebben voor u de oplossing om het aantal telefoontjes naar de helpdesk en uw totale IT support kosten te verlagen. En dat terwijl de gemiddelde bezettingsgraad van uw apparatuur omhoog gaat. Managed Print Services van Canon biedt u een oplossing.

Lees meer

Bestanden makkelijk terugvinden

Het is een bekend fenomeen; snel nog even de notulen van de laatste vergadering opzoeken, de juiste klantgegevens erbij pakken of een presentatie printen. Kostbare tijd gaat verloren met zoeken. Wilt u er voor zorgen dat documenten altijd en overal vindbaar en beschikbaar zijn? Canon helpt u daar graag bij.

Lees meer

Beveiliging van documenten

Beveiliging van documenten is belangrijk, maar bij veel organisaties niet goed georganiseerd. Wij kunnen u helpen optimale controle over de inhoud van uw dossiers te krijgen. Medewerkers die een gescand document aan een vertrouwelijk dossier willen toevoegen dienen zich eerst te identificeren. Zo kunt u precies zien welke medewerkers gebruik hebben gemaakt van het dossier.

Lees meer

Alles digitaal

Ordners nemen niet alleen veel ruimte in. Het zoeken van een document neemt ook meer tijd in beslag in een papieren archief. Met ‘document scanning en distributie’ kunnen uw medewerkers papieren documenten scannen en gemakkelijk omzetten naar een gangbaar bestandsformaat zoals bijvoorbeeld een PDF. Zo zijn documenten altijd gemakkelijk terug te vinden.

Lees meer

Bestanden comprimeren

U herkent het vast, e-mail bestanden die niet ontvangen of verstuurd kunnen worden omdat ze te groot zijn. Vaak zijn er door de IT afdeling beperkingen ingesteld aan het aantal te ontvangen of te verzenden MB’s. Canon biedt software waarmee u PDF bestanden flink kunt verkleinen mét behoud van visuele kwaliteit.

Lees meer

Einde aan hoge printkosten

Canon kan u helpen inzichtelijk te maken wat de oorzaak is van hoge printkosten. Met behulp van maandelijkse rapportages, ziet u snel trends en uitschieters. Deze informatie maakt het mogelijk om te sturen en pro-actief op te treden. Komt er een drukke periode aan? Dan bestelt u extra papier en toner. Verbruikt een afdeling ineens erg veel kleur? Dan controleert u direct wat hiervan de reden is.

Lees meer

Documentbeveiliging

U geeft aan dat onbevoegden toegang kunnen krijgen tot uw documenten en netwerk. Vanuit de beveiligingbenadering van Canon, kunnen we u helpen met het blokkeren van onbevoegde gebruikers op uw netwerk. Maar ook het vastleggen van toegangsrechten in diverse workflows behoort tot de mogelijkheden.

Lees meer

Clean desk

Volle bureaus geven een slordige indruk. Daarom is digitaal archiveren voor u de juiste oplossing. U bespaart archiefruimte, voorkomt overvolle bureaus en kunt snel documenten terugvinden. Maar belangrijker nog: u voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat.

Lees meer
Vraag van